Bài 1.2: Hướng dẫn Tạo Hóa đơn từ file Excel và upload file Excel Hóa đơn lên hệ thống
Bấm vào để phóng to

Để thực hiện tạo và phát hành Hóa đơn trên hệ thống Bkav eHoadon, bạn có thể thực hiện theo 2 cách:

  • Cách 1: Tạo và Phát hành Hóa đơn trực tuyến trên hệ thống (xem hướng dẫn tại đây)
  • Cách 2: Tạo Hóa đơn từ file Excel và upload file Excel Hóa đơn lên hệ thống

Bài viết này sẽ hướng dẫn Cách 2: Tạo Hóa đơn từ file Excel và upload file Excel Hóa đơn lên hệ thống. Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn tải mẫu Excel (BTF.eHD) đúng định dạng (Template) của hệ thống Bkav eHoadon tại đây

Bước 2: Mở file FileImport-BkavEHD-(BTF.eHD.v100).xls vừa tải về.

Lưu ý:

  • Trong trường hợp Macro bị vô hiệu hóa, Excel sẽ hiển thị cảnh báo “Security Warning Macros have been disabled” (1). Bạn bật Macro để sử dụng được các tính năng gợi ý (Tính năng Validation dữ liệu) khi nhập giá trị cho Loại Hóa đơn và các cột Tỉnh/TP, Huyện/Quận, Xã/Phường.
  • Đối với Excel phiên bản 2007, bật Macro bằng cách bấm vào nút Options (2), chọn Enable this content (3), sau đó bấm OK (4).

  • Còn đối với Excel phiên bản 2010 trở lên thì bấm nút Enable Content (5).

Bước 3: Bạn chọn Loại Hóa đơn ở ô C3 (6), sau đó nhập thông tin các Hóa đơn theo form mẫu (từ dòng thứ 6) và mỗi hàng hóa, dịch vụ tương ứng với một dòng (7).

Ghi chú: Nếu muốn các hàng hóa, dịch vụ nằm trên cùng một Hóa đơn thì nhập IDChungTu/MaBill giống nhau.

Bước 4: Sau khi kê khai xong hết các Hóa đơn trên file Excel, bạn cắm USB Chữ ký số vào máy tính và đăng nhập vào hệ thống Bkav eHoadon (8) tại địa chỉ http://van.ehoadon.vn

Bước 5: Trên giao diện “Quản lý Hóa đơn”, bấm Upload dữ liệu Hóa đơn (9).

Bước 6: Cửa sổ “Upload dữ liệu Hóa đơn” hiển thị, bấm Chọn file (10).

Bước 7: Bạn chọn file Excel vừa nhập thông tin Hóa đơn (11), sau đó bấm Open (12).

Bước 8: Sau khi chọn file Excel thành công, bấm Đọc file Excel (13).

Bước 9: Hệ thống thực hiện đọc file và hiển thị Tổng số dòng trong file, bấm Ghi lại (14) để upload dữ liệu Hóa đơn.

Sau khi upload dữ liệu Hóa đơn thành công, hệ thống thực hiện tạo các Hóa đơn mới được nhập trong file Excel với trạng thái MT - Hóa đơn Mới tạo.

Bước 10: Để thực hiện phát hành Hóa đơn bất kỳ, bấm Ký & Phát hành  (15) tại dòng Hóa đơn tương ứng.

Ghi chú: Bạn có thể phát hành cùng lúc nhiều Hóa đơn bằng cách tick vào ô , sau đó bấm  (16).

Bước 11: Cửa sổ "Nhập mã PIN của USB Token" hiển thị, bạn nhập mã PIN Chữ ký số (17), sau đó bấm Xác nhận (18).

Bước 12: Sau khi ký và phát hành Hóa đơn thành công, bạn gửi thông tin tra cứu Hóa đơn đến khách hàng bằng cách bấm vào nút Gửi (19).

Bước 13: Hệ thống thông báo “Đã gửi thành công Mã tra cứu đến Khách hàng”, bấm Đóng (20) để hoàn thành việc gửi thông tin tra cứu Hóa đơn.

Như vậy là bạn đã hoàn thành việc tạo và phát hành Hóa đơn Điện tử trên hệ thống Bkav eHoadon. Bạn có thể xem tiếp các bài sau:

Bkav