Áp dụng hóa đơn điện tử: Thay đổi nhỏ, lợi ích lớn

15:40 | 23/08/2017

Bộ Tài chính đang đề xuất sửa đổi chính sách quy định về hóa đơn, trong đó có việc sử dụng bắt buộc hóa đơn điện tử (HĐĐT) thay cho hóa đơn giấy.

Đa số ý kiến doanh nghiệp (DN) cho rằng, quy định bắt buộc sử dụng HĐĐT như đề xuất của Bộ Tài chính, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả DN, cơ quan thuế và toàn xã hội. 

Bà Đinh Thị Thúy Hà – Tổng giám đốc Công ty cổ phần Misa: Hiệu quả, tiết kiệm khi sử dụng HĐĐT

Công ty cổ phần Misa là một DN chuyên cung cấp các sản phẩm phần mềm, đặc biệt là phần mềm kế toán. Hiện chúng tôi phục vụ hơn 155.000 khách hàng là DN, cơ quan hành chính sự nghiệp và đơn vị xã/phường cùng hơn 1 triệu khách hàng cá nhân. Chính vì vậy, việc phát hành HĐĐT là rất cần thiết, chỉ với một thay đổi nhỏ trong “dây chuyền” hoạt động nhưng lợi ích lại rất lớn.

Trong xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin cũng như các giao dịch điện tử như hiện nay, việc triển khai HĐĐT và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế sẽ góp phần giảm thiểu các thủ tục giấy tờ, tạo thuận tiện cho người nộp thuế cũng như đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính trong công tác quản lý của cơ quan nhà nước. Nhận thấy được những lợi ích này, chúng tôi đã phát hành HĐĐT cách đây tròn 1 tháng.

Việc triển khai HĐĐT và HĐĐT có mã xác thực sẽ giúp MISA tiết kiệm chi phí và thời gian cho các thủ tục như: Chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn... so với sử dụng hóa đơn giấy. Từ đó có thể gia tăng nguồn lực cho việc nghiên cứu, phát triển, nâng cao chất lượng để phục vụ khách hàng tốt hơn.

Theo quy định, HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc điểm của HĐĐT là chỉ có 1 liên duy nhất, thay vì 3 liên như hóa đơn giấy trước đây. HĐĐT cũng có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.

Các dữ liệu có thể được dễ dàng tìm thấy và xử lý nhanh chóng; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu, kê khai, nộp thuế. Bên cạnh đó, sử dụng HĐĐT sẽ tăng tính an toàn cho hóa đơn vì có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn. Đồng thời, việc sử dụng  hạn chế và ngăn ngừa tình trạng giả mạo hóa đơn, bảo vệ uy tín và thương hiệu của  MISA.

Để nhận được HĐĐT, MISA sẽ gửi email có đính kèm HĐĐT cho khách hàng và thông tin tra cứu HĐĐT, thông tin mã tra cứu trên hệ thống lưu trữ hóa đơn của MISA. Sau khi nhận HĐĐT, khách hàng cũng sẽ dễ dàng tra cứu thông tin và không còn chịu những rủi ro từ việc thất lạc, hư hỏng hay viết sai thông tin trên hóa đơn. Các cơ quan thuế cũng sẽ dễ dàng chủ động tra cứu hóa đơn của các DN để kiểm tra. Đặc biệt, theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, khách hàng có thể lưu trữ chứng từ theo định dạng file điện tử nên có thể sử dụng file hóa đơn do chúng tôi đã gửi để lưu trữ mà không cần phải chuyển đổi ra hóa đơn giấy.

Ông Đỗ Quốc Long - Phó giám đốc Công ty Điện lực  Bắc Ninh (PCBacninh): HĐĐT giúp DN nâng cao hiệu quả kinh doanh

PCBacninh áp dụng và sử dụng HĐĐT từ năm 2014 đến nay, so với hóa đơn tự in, hệ thống HĐĐT giúp cho quá trình thanh toán tiền điện của khách hàng được nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí in ấn, bảo quản, lưu trữ hóa đơn so với sử dụng hóa đơn giấy, góp phần tiết kiệm chi phí, tránh mất hóa đơn, tiết kiệm thời gian khi truy tìm hóa đơn, chỉ tính riêng tiền chi phí in ấn hóa đơn giấy như trước, mỗi tháng chúng tôi tiết kiệm được khoảng 50 triệu đồng, qua đó, giúp công ty nâng cao hiệu quả, hiệu suất trong kinh doanh.

Cùng với việc thực hiện thành công HĐĐT, chúng tôi đã và đang triển khai việc thanh toán tiền điện qua ngân hàng, với thủ tục đăng ký đơn giản, thanh toán thuận tiện, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Cũng theo ông Long, đến nay PCBacninh đã triển khai ký kết hợp đồng với 6 chi nhánh ngân hàng Vietcombank, BIDV, Techcombank, ABBank, Agribank, ViettinBank trên địa bàn để hợp tác triển khai thu hộ tiền điện. Theo đó, khách hàng của PCBacninh có nhiều lựa chọn thực hiện thanh toán tiền điện như: Trích nợ tự động tài khoản, thanh toán qua Internet banking/Mobile banking, thanh toán tại phòng giao dịch các ngân hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, thanh toán qua ví điện tử, thanh toán tại phòng giao dịch khách hàng của công ty.

Việc PCBacninh triển khai thành công sử dụng hóa đơn điện tử và thanh toán tiền điện thông qua ngân hàng sẽ góp phần thực hiện thành công Đề án Phát triển thanh toán không dùng tiền mặt tại Việt Nam giai đoạn 2016 – 2020. Đồng thời, đây cũng là việc làm giúp ngành Thuế nâng cao hiệu quả, hiệu lực trong công tác quản lý thuế.

* Bà Lê Thị Lan - Kế toán thuế Công ty CP xăng dầu, dầu khí Vũng Tàu: Sẽ chuẩn bị điều kiện để áp dụng HĐĐT

Đối với DN có nhiều chi nhánh và địa điểm kinh doanh như chúng tôi thì việc áp dụng HĐĐT sẽ giảm thiểu sai sót, tránh mất mát, hư hỏng do quá trình vận chuyển từ các chi nhánh và địa điểm kinh doanh về trụ sở công ty. Ngoài ra, áp dụng HĐĐT còn tiết kiệm được chi phí in ấn; việc lưu trữ sẽ tinh giản hơn và giảm thiểu rủi ro cho DN…

Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi như tôi nói ở trên, chúng tôi cũng thắc mắc và băn khoăn, đó là để áp dụng HĐĐT thì phải đáp ứng một số điều kiện kèm theo. Nếu chiểu theo điều kiện trong dự thảo, thì hiện tại Công ty chúng tôi chưa đáp ứng đủ. Vì việc trang bị hệ thống điện tử cho các cửa hàng ở nhiều địa phương khác nhau và đào tạo nhân sự để họ có thể vận hành và sử dụng HĐĐT cũng là vấn đề. Hay việc phần mềm bán hàng chưa kết nối với phần mềm kế toán, khi khách hàng họ không có trang bị về điện tử thì làm sao có thể đồng bộ với Công ty chúng tôi được; hoặc phải đăng ký chữ ký số nữa... Tóm lại, dù biết là có nhiều thuận lợi, nhưng để đáp ứng đủ điều kiện áp dụng HĐĐT, Công ty chúng tôi có khá nhiều việc phải làm để phù hợp với yêu cầu như bố trí, sắp xếp lại nhân sự, đầu tư cơ sở hạ tầng…

Nguồn: Thoibaotaichinhvietnam.vn